Verplichting om een elektronisch betaalmiddel aan te bieden

Sinds 1 juli 2022 moeten alle ondernemingen, ongeacht hun grootte, in staat zijn hun particuliere klanten (consumenten) ten minste één elektronisch betaalsysteem aan te bieden.

Wat houdt die verplichting in?

Sinds 1 juli 2022 moeten volgens de Belgische wetgeving alle ondernemingen die met consumenten te maken hebben, van de kleinste tot de grootste, hun klanten ten minste één oplossing aanbieden waarmee zij hun aankopen elektronisch kunnen betalen.

Die oplossing mag niet in de plaats komen van cashbetalingen, die nog steeds moeten worden aanvaard: elektronisch betalen is daar een aanvulling op.

Daartoe zijn alle technische oplossingen mogelijk die momenteel op de markt beschikbaar zijn:

• vaste of draagbare betaalterminals,
• contactloze betalingen via smartphone of smartwatch,
• overschrijving;
• enz.

Ondernemingen zijn vrij om de technologie te kiezen die hen het meest geschikt lijkt, afhankelijk van hun economische realiteit en de specifieke kenmerken van hun cliënteel.

Het is niet toegestaan om bijkomende kosten aan te rekenen aan klanten die elektronisch betalen of een elektronische betaling te weigeren onder een bepaald bedrag. Ondernemingen kunnen wel de elektronische betaalwijzen variëren naargelang het bedrag, maar dat moet dan duidelijk zichtbaar zijn voor de consument (bijvoorbeeld met een affiche).

Opgelet: betalingen met maaltijdcheques, ecocheques of consumentencheques worden niet als elektronische betaalmiddelen beschouwd, zelfs niet wanneer ze met een kaart worden verricht. Hetzelfde geldt voor betalingen in cryptomunten en andere virtuele munteenheden.

Voor welke ondernemingen geldt de verplichting?

Alle ondernemingen (in de zin van boek VI van het Wetboek van economisch recht) zijn verplicht hun klanten een elektronisch betaalmiddel aan te bieden.

Onder "onderneming" wordt verstaan: alle natuurlijke personen of rechtspersonen die duurzaam een economisch doel nastreven, met inbegrip van hun verenigingen (art. 1.8, 39° van het Wetboek van economisch recht).

Dat betekent dat het niet alleen gaat om ondernemingen in de gebruikelijke zin van het woord, ongeacht hun grootte, maar ook om vrije beroepen en alle personen, overheden, verenigingen … die op permanente basis economische activiteiten uitvoeren gericht op consumenten, zoals het beheer van een zwembad, een bibliotheek of een cultureel centrum.

Meer informatie over de definitie van een onderneming in boek VI van het Wetboek van economisch recht.

Waarom de nieuwe verplichting?

Consumenten maken steeds meer gebruik van elektronische betaalmiddelen om hun aankopen te betalen. Dat heeft voordelen voor zowel consumenten als handelaren (zie hieronder). Daarom is het belangrijk hen de betalingswijze te laten kiezen.

De nieuwe verplichting maakt ook deel uit van de strijd tegen belastingfraude. 

Wat zijn de voordelen van elektronische betalingen voor ondernemingen?

Elektronische betalingen zijn vaak handiger dan cashbetalingen en kunnen ondernemingen geld en tijd besparen:

• makkelijke transacties: besparing van tijd en geld met eenvoudige en snelle transacties
• meer veiligheid: diefstal en valse biljetten worden vermeden
• vereenvoudigd beheer: transacties worden automatisch getraceerd, waardoor het financieel en administratief beheer van de onderneming wordt verminderd
• lagere kosten: het beheren van cash is een hoge (verborgen) kost voor bedrijven. Een alternatieve betalingsoplossing die is afgestemd op de situatie en de klant bespaart tijd en geld
• wijdverbreid gebruik: de meerderheid van de klanten maakt regelmatig gebruik van elektronische betaalmiddelen. Door hun een alternatief voor contant geld te bieden, krijgen ze meer vrijheid en kunnen ze meer klanten aantrekken.

Raadpleeg ook de pagina Voordelen van elektronische betaaloplossingen voor de handelaren.

Hoe zit het met cashbetalingen?

Cashbetalingen mogen in geen geval worden geweigerd. Ze blijven geldig.

Bij gebruik van cashgeld gelden sinds 1 december 2019 de regels voor de afronding van het totaalbedrag (zie onze pagina Afronden van cashbetalingen).

Ter herinnering: munten van 1 en 2 cent blijven wettige betaalmiddelen en mogen niet worden geweigerd zolang de klant er een redelijke hoeveelheid van gebruikt (maximaal 50 munten per betaling).

Daarnaast is het niet toegestaan om bijkomende kosten aan te rekenen aan klanten die elektronisch betalen, noch elektronische betalingen te weigeren, zelfs voor kleine bedragen.

Hoe rolt u uw elektronisch betaalsysteem uit in drie stappen?

Om uw klanten een elektronisch betaalsysteem aan te bieden dat aan hun en uw verwachtingen voldoet, volgt u de volgende drie stappen:

1. Vergelijk de beschikbare technische oplossingen en kies de oplossing die het best bij uw activiteiten en uw type klanten past.
2. Informeer u over de kosten die gepaard gaan met deze technische oplossing.
3. Vergelijk en kies uw leverancier/dienstverlener.

Welk elektronisch betaalsysteem kiezen?

De economische realiteit van elke onderneming is verschillend. En op de markt zijn verschillende technische oplossingen beschikbaar zijn, die voortdurend evolueren. Het is globaal gezien dan ook moeilijk om het ene of het andere elektronische betaalsysteem aan te bevelen.

In het algemeen worden elektronische betaalsystemen in twee grote categorieën ondergebracht.

• Systemen met een vaste of mobiele betaalterminal
  De klanten betalen met een debetkaart (Bancontact, Maestro, VISA debit, MasterCard Debit, enz.) of een kredietkaart (Visa Credit, MasterCard Credit, enz.). Sommige terminals aanvaarden ook maaltijdcheques en geschenkbonnen.
  U hebt de keuze uit verschillende soorten terminals. Uw keuze voor het ene of het andere type wordt bepaald door uw behoeften (mobiel toestel, type verbinding: via telefoonlijn, via wifi of 4G, volledig beheer van de facturatie, enz.). Bovendien variëren de kosten (aankoop/huur van de terminal, onderhoud, enz.) sterk van de ene technische oplossing tot de andere. Het is raadzaam u goed te informeren, te vergelijken en concurrenten tegen elkaar uit te spelen.
  Opmerking: de mobiele terminal verdient de voorkeur in de horeca.
• Systemen met een betaalapp
  Met deze systemen kan gemakkelijk worden betaald via een QR-code. Alles gebeurt via de smartphone of de computer door uw bankrekening aan de app te koppelen. U betaalt alleen de transactiekosten, en hoeft geen abonnementskosten te betalen of een terminal aan te kopen.

Om te kiezen tussen een betaalsysteem met een kaart, een smartphone of smartwatch, een onlineshop, een overschrijving of een domiciliëring, enz. of meer algemeen een bankdienst, raden we u aan contact op te nemen met uw bank. U kunt ook de informatie doornemen van de verschillende leveranciers van technische oplossingen voor elektronische betalingen.

Febelfin, de federatie die bijna 245 Belgische financiële instellingen vertegenwoordigt, heeft op haar website een dossier gewijd aan elektronische betaalmiddelen voor ondernemingen. Door dat dossier te raadplegen, kunt u zich een idee vormen van de oplossingen die op de markt beschikbaar zijn, hoe ze werken en welke kosten aan elke oplossing verbonden zijn.

Bekijk het Febelfin-dossier Digitaal betalen voor jou als professional.

Heeft u nog vragen?

Als u vragen hebt over de wettelijke verplichting voor bedrijven om hun klanten een elektronisch betaalmiddel aan te bieden, neem dan contact op met het Contact Center van de FOD Economie.